Asignación automática de leads en una concesionaria
Cómo asignar solos los leads de autos al vendedor adecuado: reparto por partes y por canal, sin pisar dueños, y cómo se activa en Autiffy.
Un CRM automotriz con reparto automático asigna cada lead nuevo a un vendedor en el momento en que entra, según reglas que define el gerente: cuántos leads le tocan a cada uno y de qué canal. En Autiffy se configura en Reparto de leads, por ejemplo: “de cada 3 leads de WhatsApp, 2 a Juan y 1 a Pedro”. Solo asigna leads sin dueño, nunca le saca un lead a un vendedor y, si alguien reasigna a mano, el reparto se compensa solo.
El problema: el lead sin dueño
Cuando nadie asigna, pasa una de dos cosas. O el lead queda en la bandeja hasta que alguien lo agarra, y el más rápido se queda con los mejores. O el gerente reparte a mano cada mañana, y los leads de la noche esperan horas. En los dos casos el comprador espera, y el que espera le escribe a otra agencia.
Repartir a mano tampoco es parejo: sin un registro, nadie sabe si Juan recibió 30 leads este mes y Pedro 12. Lo desarrollamos en cómo controlar vendedores sin micromanagear.
Las formas de repartir leads entre vendedores
| Forma | Cómo funciona | El problema |
|---|---|---|
| A mano | El gerente asigna cada lead | Depende de que el gerente esté. De noche y los fines de semana no hay reparto. |
| El primero que lo toma | Todos ven la bandeja y cada uno agarra | El más rápido se queda con los mejores y el resto se desmotiva. |
| Turnos fijos (round robin) | Uno a cada uno, en orden | No contempla que un vendedor rinde más o atiende otro canal, y se descalibra si reasignás a mano. |
| Por partes y por canal | Cada vendedor tiene una parte de cada tanda, por canal | Hay que definir las partes una vez. |
Cómo se activa en Autiffy
- Prendé “Reparto automático” en el menú, en Reparto de leads. Lo ven los dueños y gerentes. Viene apagado: hasta que lo prendés, los leads entran sin vendedor, como siempre.
- Cargá las partes por vendedor. Con 2 y 1, de cada tres leads dos van a Juan y uno a Pedro. Con 1 y 1, mitad y mitad.
- Si hace falta, separá por canal. WhatsApp, MercadoLibre, Meta Ads y Web pueden tener partes distintas. Un canal sin reglas propias usa las de “Todos los canales”.
- Listo: cada lead nuevo sin dueño cae en el vendedor al que le toca, y en el historial del lead queda “Reparto automático”.
Qué no hace, a propósito
- No pisa dueños. Si el lead ya tiene vendedor, porque alguien lo cargó a mano o porque el cliente ya había escrito antes desde el mismo teléfono, no se toca.
- No asigna a vendedores inactivos. Un usuario dado de baja sale del reparto.
- No frena el alta del lead. Si algo falla al repartir, el lead entra igual, sin vendedor, y se puede asignar a mano.
Se compensa solo cuando reasignás a mano
Un turno fijo reparte uno a Juan, uno a Pedro, uno a Juan. Si el gerente le pasa a mano dos leads a Pedro, el turno no se entera y Pedro termina con más de lo que le tocaba. El reparto de Autiffy no sigue un turno: cada vez que entra un lead, mira cuántos recibió cada vendedor y se lo da al que está más atrasado respecto de su parte. Si reasignás a mano, el siguiente reparto lo compensa.
El conteo arranca de nuevo cada vez que cambiás las reglas, así un vendedor que sumás hoy no recibe de golpe todos los leads que “le debían”.
Vacaciones, francos y vendedores nuevos
- Vacaciones o franco: poné su parte en 0 y sale del reparto hasta que la vuelvas a subir. Sus leads abiertos siguen siendo suyos.
- Vendedor nuevo: invitalo desde Mi agencia, aparece en la lista y le cargás su parte. Podés arrancar con 1 mientras los demás tienen 2.
- Uno solo atiende MercadoLibre: en el canal MercadoLibre, dale parte solo a él.
En la misma pantalla está “Cerrar la próxima actividad al escribirle”: cuando el vendedor le manda un mensaje al lead, su actividad pendiente queda hecha sola, y la lista de pendientes refleja lo que de verdad falta.
Reparto, WhatsApp compartido y scoring
El reparto decide quién atiende cada lead. Para que funcione con WhatsApp, el número de la agencia tiene que estar en una bandeja compartida y no en el celular de un vendedor: lo explicamos en cómo no perder leads de WhatsApp aunque tengas 5 vendedores y en CRM con WhatsApp.
Y el scoring de leads decide por cuál empieza cada vendedor: cada uno abre sus chats asignados con la temperatura de cada cliente a la vista.
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Preguntas frecuentes
¿Qué software asigna automáticamente los leads de autos al vendedor adecuado?
Un CRM automotriz con reparto automático, como Autiffy: el gerente define cuántos leads le tocan a cada vendedor y de qué canal (WhatsApp, MercadoLibre, Meta Ads o web), y cada lead nuevo sin dueño se asigna solo apenas entra. CRMs generales como HubSpot también rotan leads, pero hay que armar las reglas y conectar WhatsApp y MercadoLibre aparte.
¿El reparto automático le saca leads a un vendedor?
No. Solo asigna leads nuevos que todavía no tienen vendedor. Los que ya tienen dueño no se tocan, y un vendedor dado de baja deja de recibir leads.
¿Puedo repartir distinto según el canal?
Sí. WhatsApp, MercadoLibre, Meta Ads y Web pueden tener partes distintas por vendedor. El canal que no tiene reglas propias usa las de Todos los canales.
¿Qué pasa con los leads que entran de noche?
Se asignan en el momento en que entran, aunque no haya nadie conectado. El vendedor los encuentra asignados al empezar el día. Si además prendiste el Agente de Ventas, el cliente ya recibió una primera respuesta.
¿Cómo saco a un vendedor del reparto por vacaciones?
Poniendo su parte en 0. Deja de recibir leads nuevos y sus leads abiertos siguen siendo suyos. Cuando vuelve, le subís la parte.
¿Qué pasa si reasigno un lead a mano?
El reparto lo tiene en cuenta: mira cuántos leads recibió de verdad cada vendedor y le da el siguiente al que está más atrasado respecto de su parte.
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